Kiinnostaisko sua?

Nick-Gentry-disc-art-2

Saan melkein viikoittain kyselyitä osallistua erilaisiin tapahtumiin. Se on ihanaa, sillä olen mieluusti tekemisissä erilaisten ihmisten kanssa ja samalla vien kierrätysmuodin ja ekologisen muodin kuluttamisen sanomaa eteenpäin. Mutta ne yhteydenotot.. Sain viime vuonna vain muutamia yhteydenottoja, jotka oli selkeästi ajatuksella kirjoitettuja ja jotka sisälsivät kaiken tarvittavan informaation. Ja älkää käsittäkö väärin, tämän kirjoituksen tarkoitus ei ole dissata ketään, eikä minulla ole noussut kusi päähän. Postaus on tarkoitettu lähinnä ohjenuoraksi kaikille, jotka järjestätte tapahtumia ja olette sen puitteissa yhteydessä potentiaalisiin yhteistyökumppaneihin. Hyvän yhteydenottopyynnön kirjoittaminen ei ole rakettitiedettä, mutta se vaatii ripauksen empatiaa. Miettikää homma läpi vastaanottajan kannalta ennenkun painatte “lähetä”. Olen ainakin itse saanut mitä ihmeellisempiä asioita ja projekteja läpi aika pienilläkin resursseilla, kun vaan osaa pyytää nätisti ja oikeilta ihmisiltä.

PALKKA
Raha kiinnostaa, sillä tuotepalkoilla ja hyvällä mielellä ei makseta vuokraa tai pupulle porkkanoita. Eli, jos tilaisuudesta maksetaan palkka, se kannattaa mainita jo ekassa mailissa tyyliin “Minkälaista korvausta haluat tämän tyyppisestä tilaisuudesta?”. Muuten kirjeestä saa sellaisen mielikuvan, että ilmaiseksi pitäis taas tulla. Jos tilaisuudessa esiintymisestä ei makseta palkkaa, niin yhteydenotosta pitää käydä selkeästi ilmi mitä esiintyjä saa siitä sitten muuten esim. näkyvyyden muodossa. Hyväntekeväisyyskamppikset ovatkin sitten keissi erikseen, mutta sekin pitää käydä ilmi mailista. Hyvänä nyrkkisääntönä voisi pitää, että jos tapahtuman tuottava taho saa eventistä lipputuloja tai muita tuloja (joita ei lahjoiteta hyväntekeväisyyteen) niin myös esiintyjille siitä on maksettava palkkaa. Kavereille voi tehdä juttuja ilmaiseksi, mutta tuotantoyhtiöt ja yritykset saavat laskun. Olisi röyhkeää edes ehdottaa muuta. Jos tapahtuman budjetti on tiukka ja esiintymiselle on varattu vain pieni summa, sano se rehellisesti ja onko siinä neuvottelunvaraa. Esiintyjä voi arvioida sen mukaan, haluaako hän olla mukana. Matkakustannukset tulevat aina tapahtuman palkkion päälle.

NÄKYVYYS
“Sä saat tästä näkyvyyttä.” Okei, kiva. Millaista? Printti, TV, online, katumainokset, julisteet, postituslistat, millaista? Ja kuinka paljon? Onko näkyvyyspaikka juuri esiintyjälle oikea kohderyhmä? Bloggaaja tietää koko ajan omat kävijämääränsä ja näin pystyy perustelemaan mahdolliselle yhteistyökumppanille näkyvyyden hyvinkin tarkasti eli niin pitäisi sinunkin jos siitä mainitset. Kannattaa myös miettiä onko tarjottava näkyvyys esiintyjälle sopivaa ja miten hän hyötyykö siitä. “Hei, mut sähän voisit kirjoittaa tästä kans sun blogiin.” Niin voisinkin, mutta ymmärrättehän että se on minulle muutaman tunnin homma ja ellette pysty toimittamaan minulle laadukasta kuvamateriaalia postauksen kuvittamiseksi, aikaa menee vielä enemmän koska otan kuvat itse. Jos tapahtuman markkinoinnissa on tarkoitus käyttää esiintyjän omaa markkinointiverkostoa tai kontakteja, siitä pitää ehdottomasti mainita etukäteen (esim. blogi) ja kysyä onko se ok eikä vaan olettaa. Kohteliasta on myös tarjoutua korvaamaan käytetty markkinointikanava jotenkin, sillä kontaktit ja bloginäkyvyys eivät ole ilmaisia minulle. Blogi on tapahtumajärjestäjälle maksullinen mainospaikka, eli lasken siitä saadun arvon esiintymispalkkion päälle. Olisi mukavaa, jos myös tapahtumajärjestäjä ei pitäisi sitä “ilmaisena”.

Nick-Gentry-disc-art-1

RESURSSIT
Jotta tapahtuma saadaan hoidettua vaivattomasti ja rennossa yhteishengessä, esiintyjälle on olennaista tietää mitä resursseja on tapahtumapaikalla ja sen järjestelyissä. Mitä käytännönjärjestelyjä hoidetaan tapahtuman puolesta valmiiksi? Jos yhteydenotto on avoin, eli tapahtuman luonne ei ole vielä täysin selvillä tai se on neuvoteltavissa, niin siitä kannattaa mainita ja kysyä “Mitä tarvitset sen ja sen tekemistä varten? Hoidamme ne paikalle.” Minulla ei ole autoa, joten en pysty roudaamaan oikein muuta kuin itseni, läppärin, kameran ja yhden kassin. Työpajoihin tarvitaan siis järjestäjän puolelta materiaalit, työvälineet, työpöydät, tuolit, screeni, apuohjaajia jne. jne. Luennot ovat helpompia järjestää, sillä ne voi pitää isommallekin porukalle ja vaativat vaan screenin/videotykin ja istumapaikat. Jos minun oletetaan olevan paikalla enemmän kuin 4h, olisi huippua jos järjestäjä tarjoaisi safkat ja jonkun tauon. Ajankäyttö pitää ajatella sen mukaan paljon esiintyjältä menee aikaa esiintymismateriaalin valmisteluun, matkoihin ja itse tapahtuman toteuttamiseen. 2h luento Keski-Suomessa on minulle koko päivän duuni, koska yli puolet päivästä menee matkoihin.

No tässä nyt näitä, mitä tuli ekana mieleen. Laittakaa jatkossakin yhteistyöehdotuksia! Luen niitä mielelläni ja tulen paikalle, jos saamme kaikki asiat sovittua. Jos tuntuu siltä ettei tiedä kaikkia em. speksejä niin kannattaa soittaa mieluummin kuin mailata. Yksityiskohdat saa niin käytyä nopeammin läpi kuin mailitse. :)

Kuvat: diskettimaalari Nick Gentry.

Share



4 responses to “Kiinnostaisko sua?”

  1. Aivan mahtava postaus Outi, allekirjoitan! Etenkin tuo näkyvyys-kohta kolahti ja lujaa, sillä tuollaisia tarjouksia tipahtelee tännekin useilta eri matkailualantahoilta ja -markkinoijilta. Sä kiteytit tuon todella hienosti, kiitos!

    • outilespyy says:

      En mäkään laita yrityksille/hesarille/iltalehdille maileja, joissa pyydän heitä veloituksetta mainostamaan mun tulevaa kirjaa/työpajaa niiden nettisivuilla.

  2. Kiitos hyvästä ja tärkeästä postauksesta! Tuo sinun juttu sopisi vaikka yritysviestinnän opetusmateriaaliksi, kun halutaan joku henkilö yritykseen vierailulle, miten häntä lähestytään ja mitä pitää ottaa huomioon. Nuo mahdolliset yhteistyötahot eivät välttämättä edes tiedä, miten toimitaan ja viestitään ja siksi varmaankin viestit ja ehdotukset ovat hmmm… hieman puutteellisia ja niissä on kehittymisen varaa. Monihan ei edes tajua, että aina kun viestitään, edustetaan yritystä, organisaatiota, omaa alaa ja annetaan kuvaa ulospäin. Siksi on tärkeää, miten vastapuoli ja sidosryhmät kohdataan ja miten heille viestitään.

    • outilespyy says:

      Mä tulen mielelläni kertomaan kokemuksistani ja antamaan vinkkejä, jos joku haluaa tilata mut puhumaan. Pari tuntia ei ole kallista, mutta sangen asiapitoista ja opettavaista.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *